لمعرفة كيفية إدارة المالية باستخدام مايكروسوفت دايناميكس 365 تعد خطوة استراتيجية لتحسين العمليات المالية وضمان الكفاءة والشفافية. يتيح النظام مجموعة أدوات شاملة تدعم الشركات في جميع جوانب الإدارة المالية، من التخطيط إلى التقارير. فيما يلي خطوات تفصيلية لكيفية إدارة المالية باستخدام هذا النظام:
1. إعداد الوحدات المالية
-
دفتر الأستاذ العام (General Ledger):
- تصميم هيكل الحسابات.
- إعداد التقويم المالي والعملات وأبعاد المالية.
-
الحسابات الدائنة (Accounts Payable):
- إدارة الموردين وشروط الدفع وسير عمل الفواتير.
-
الحسابات المدينة (Accounts Receivable):
- إنشاء ملفات العملاء وإعداد الفواتير وتتبع الإيصالات.
-
إدارة النقد والبنوك (Cash and Bank Management):
- ربط الحسابات البنكية للتسويات ومراقبة التدفقات النقدية.
-
إدارة الأصول الثابتة (Fixed Assets):
- تسجيل الأصول ومتابعة الاستهلاك وإجراءات التخلص منها.
2. أتمتة العمليات المالية
- الفوترة: إعداد سير عمل لإصدار الفواتير ومراجعتها وإرسالها تلقائيًا.
- الدفعات: جدولة الدفعات للموردين والموظفين.
- التسوية البنكية: أتمتة تسويات الحسابات البنكية لتقليل الأخطاء وتوفير الوقت.
3. مراقبة التكاليف والنفقات
- استخدام الوحدة المخصصة لإدارة المصروفات لتسجيل مصروفات الموظفين وتتبع الموافقات.
- تكامل مباشر مع كشوف المرتبات لتسريع التعويضات.
4. التخطيط وإعداد الميزانيات
- إعداد أدوات التحكم في الميزانية لتحديد الحدود وتتبع الأداء المالي.
- استخدام بيانات سابقة لتوقع النفقات والإيرادات المستقبلية.
5. إدارة التدفقات النقدية
- مراقبة التدفقات النقدية الواردة والصادرة باستخدام لوحات معلومات في الوقت الفعلي.
- توقع متطلبات التدفقات النقدية لتحسين التخطيط المالي.
6. إعداد التقارير المالية
- إنشاء تقارير مثل الميزانية العمومية وقائمة الدخل والتدفقات النقدية.
- الاستفادة من تكامل Power BI لتحليل البيانات بشكل مرئي وتفاعلي.
7. ضمان الامتثال والشفافية
- الامتثال للمعايير المحاسبية الدولية والمحلية.
- تتبع جميع التعديلات على السجلات المالية من خلال سجلات التدقيق.
8. التكامل مع الوحدات الأخرى
- الربط بوحدة إدارة سلسلة التوريد لتتبع التكاليف والمخزون.
- تكامل مع وحدة المشاريع لتتبع ميزانيات المشاريع وربحيتها.
9. التخصيص والقابلية للتطوير
- تخصيص النظام لتلبية احتياجات العمل المحددة.
- توسيع النظام مع نمو الشركة لضمان الاستمرارية.
10. تدريب الموظفين ودعم النظام
- تدريب الفريق على استخدام الميزات المختلفة للنظام.
- تحديث النظام بشكل منتظم للاستفادة من الميزات الجديدة.
الخلاصة
باستخدام مايكروسوفت دايناميكس 365، يمكن للشركات تحسين إدارتها المالية من خلال الأتمتة، التحليل المتقدم، وضمان الامتثال، مما يعزز اتخاذ قرارات مالية مدروسة وفعّالة.
